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Ratgeber von domoflow, Stand

DSGVO-konforme KI in der Hausverwaltung

Für DSGVO-konforme KI in der Hausverwaltung nennt die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, vor allem diese Punkte: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem KI-Anbieter, kein Training mit Ihren Eingaben, nur so viele personenbezogene Daten wie nötig, Entscheidungen durch Menschen, betriebliche Konten und geschulte Mitarbeiter. Beim Einsatz von KI ist laut Datenschutzkonferenz zudem vielfach eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig.

Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wie Sie KI einsetzen dürfen, prüfen Sie im Einzelfall, am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Ist KI mit domoflow datenschutzkonform?

domoflow holt aus Ihren Programmen nur, was Ihr Auftrag gerade braucht, und gibt es an Ihre KI weiter. Bevor etwas angelegt, geändert, verschickt oder gelöscht wird, wartet domoflow ab Werk auf Ihren Klick. Mit domoflow schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei domoflow liegen Ihre Daten auf Servern in Deutschland, und mit Ihren Daten trainieren wir keine KI. Bei Ihrer KI wählen Sie einen Tarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und schalten das Training aus, so wie es die Anleitung für Ihre KI zeigt.

Anleitung für Ihre KI

Was verlangen DSGVO und KI-Verordnung?

  1. Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen

    Nutzen Sie die KI eines externen Anbieters, ist dieser laut Datenschutzkonferenz häufig Ihr Auftragsverarbeiter. Dann schließen Sie mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

    Quelle: Datenschutzkonferenz, DSGVO

  2. Training mit Ihren Daten ausschließen

    Die Datenschutzkonferenz hält Anwendungen für vorzugswürdig, die Ihre Eingaben und Ausgaben nicht zum Training verwenden. Prüfen Sie vor dem Start, ob sich das Training abschalten lässt.

    Quelle: Datenschutzkonferenz

  3. Nur nötige Daten eingeben

    Geben Sie nur die personenbezogenen Daten in die KI, die der Auftrag wirklich braucht. Das verlangt der Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

    Quelle: DSGVO, Datenschutzkonferenz

  4. Entscheidungen trifft ein Mensch

    Entscheidungen mit Rechtswirkung dürfen grundsätzlich nur Menschen treffen (Art. 22 Abs. 1 DSGVO). Ein Vorschlag der KI ist Vorarbeit, über die ein Mensch tatsächlich selbst entscheidet.

    Quelle: DSGVO, Datenschutzkonferenz

  5. Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen

    Hat eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig. Beim Einsatz von KI wird das laut Datenschutzkonferenz vielfach der Fall sein.

    Quelle: DSGVO, Datenschutzkonferenz

  6. Betriebliche Konten bereitstellen

    Die Datenschutzkonferenz rät zu betrieblichen Konten für die KI, damit Ihre Mitarbeiter nicht mit privaten Konten arbeiten. Sonst können beim Anbieter Profile einzelner Beschäftigter entstehen.

    Quelle: Datenschutzkonferenz

  7. Mitarbeiter schulen

    Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung, dass Unternehmen, die KI einsetzen, nach besten Kräften für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen.

    Quelle: KI-Verordnung, Datenschutzkonferenz

  8. Übermittlung in Drittländer absichern

    Sitzt der Anbieter außerhalb der EU, etwa in den USA, braucht die Übermittlung eine Grundlage nach den Artikeln 44 bis 49 DSGVO. Das kann der Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 für Unternehmen sein, die nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert sind, oder es sind Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

    Quelle: DSGVO, Angemessenheitsbeschluss, Liste zertifizierter Unternehmen

  9. Im Verzeichnis eintragen

    Nehmen Sie den Einsatz der KI in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf (Art. 30 DSGVO).

    Quelle: DSGVO

So richten Sie Claude, Mistral Vibe und ChatGPT datenschutzgerecht ein

Laut Anbieter, Stand . Anbieter ändern ihre Bedingungen, maßgeblich sind die verlinkten Seiten.

Logo Anthropic Claude

1. Tarif wählen
Wählen Sie Team oder Enterprise, dort verarbeitet der Anbieter Ihre Daten nur in Ihrem Auftrag. Free, Pro, Max und Ultra sind private Tarife. (Quelle)
2. Vertrag abschließen
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln ist Teil der kommerziellen Bedingungen und gilt, sobald Sie diese annehmen. Ihr Vertragspartner im Europäischen Wirtschaftsraum ist Anthropic Ireland, Limited. (Quelle) (Quelle)
3. Training ausschalten
In Team und Enterprise trainiert der Anbieter ab Werk nicht mit Ihren Eingaben und Antworten. Bewerten Sie eine Antwort mit Daumen hoch oder runter, darf er dieses Gespräch zum Training verwenden. (Quelle)
4. Wo die Daten liegen
Laut Anbieter liegen die Daten in den USA, eine Speicherung in der EU bietet Claude direkt nicht an. In Europa betreiben lässt sich Claude über Amazon Bedrock oder Google Vertex, eingerichtet von Ihrer IT; diesen Weg haben wir mit domoflow noch nicht geprüft, sprechen Sie uns vorher an. (Quelle) (Quelle) (Quelle)
5. Übermittlung außerhalb der EU
Grundlage sind die Standardvertragsklauseln im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf der Liste des EU-US-Datenschutzrahmens fanden wir den Anbieter am 10. November 2026 nicht. (Quelle) (Quelle)

Logo Mistral AI Mistral Vibe

1. Tarif wählen
Wählen Sie Team oder Enterprise und nutzen Sie den Dienst als Unternehmen. Dann gelten die kommerziellen Bedingungen, und der Anbieter verarbeitet Ihre Daten in Ihrem Auftrag. (Quelle)
2. Vertrag abschließen
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil der kommerziellen Bedingungen und gilt mit deren Annahme. Eine Fassung zum Unterschreiben auf Papier bietet der Anbieter nicht an. (Quelle) (Quelle) (Quelle)
3. Training ausschalten
Im Enterprise-Tarif ist das Training ab Werk aus, im Team-Tarif schaltet es der Administrator für alle aus. Als einzelner Nutzer: Klicken Sie in Mistral links unten auf Ihren Namen, dann auf „Einstellungen“ und „Datenschutz“. Schalten Sie bei „Mistrals KI-Modelle verbessern“ den Schalter aus. (Quelle)
4. Wo die Daten liegen
Laut Anbieter liegen Ihre Daten ab Werk in der EU. Je nach Funktion können sie vorübergehend außerhalb der EU verarbeitet werden, im Enterprise-Tarif lassen sich einige dieser Funktionen auf Anfrage abschalten. (Quelle)
5. Übermittlung außerhalb der EU
Arbeiten Dienstleister des Anbieters außerhalb der EU, sichert er das mit Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO ab. (Quelle)

Logo OpenAI ChatGPT

1. Tarif wählen
Wählen Sie Business oder Enterprise, für diese Tarife schließt der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Free, Go, Plus und Pro sind private Tarife. (Quelle)
2. Vertrag abschließen
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln ist Teil der Geschäftsbedingungen für Business und Enterprise. Ihr Vertragspartner im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd. (Quelle) (Quelle)
3. Training ausschalten
In Business und Enterprise trainiert der Anbieter ab Werk nicht mit Ihren Eingaben, Antworten und Dateien. In privaten Tarifen öffnen Sie „Einstellungen“ und „Datenkontrollen“, schalten „Das Modell für alle verbessern“ aus und wählen „Fertig“. (Quelle) (Quelle)
4. Wo die Daten liegen
In Business wählen Sie beim Abschluss unter „Datenresidenz (optional)“ die Region „Europa“, der Anbieter schaltet diese Wahl nach und nach für alle frei. Dann wird in der EU gespeichert, aber nicht zwingend dort verarbeitet, und eine Kopie jeder Anfrage und Antwort bleibt für begrenzte Zeit zur Missbrauchskontrolle in den USA. Enterprise kann zusätzlich die Verarbeitung in der EU wählen, für neue Konten über den Vertrieb des Anbieters. (Quelle) (Quelle)
5. Übermittlung außerhalb der EU
Grundlage sind die Standardvertragsklauseln im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auf der Liste des EU-US-Datenschutzrahmens fanden wir den Anbieter am 10. November 2026 nicht. (Quelle) (Quelle)

So geht domoflow mit Ihren Daten um

Wo werden meine Daten gespeichert?

In zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, nach DSGVO und verschlüsselt übertragen.

Sieht domoflow meine Chats in der KI?

Nein. domoflow bekommt nur, was Sie im Gespräch an domoflow richten, zum Beispiel einen Suchbegriff oder ein Dokument zum Ablegen. Ihre Dateien, Projekte und früheren Chats bleiben bei Ihrer KI.

Warum fragt mein Agent vor einer Änderung nach?

Damit nichts ohne Ihre Zustimmung in Ihren Programmen geändert wird oder nach draußen geht: Ab Werk führt erst Ihr Klick auf „Freigeben“ einen solchen Schritt aus. Lesen und Suchen erledigt Ihr Agent sofort. Fragt zusätzlich Ihre KI um Erlaubnis, ist das ihre eigene Abfrage, die Sie in der KI einstellen.

Sieht domoflow unser ganzes DocuWare-Archiv?

Ihre Mitarbeiter sehen über domoflow nur, was sie in DocuWare selbst sehen dürfen. Ihr eigener Zugang und Ihre geplanten Aufgaben nutzen das Konto des Administrators, bis Sie bei DocuWare unter „Ihr KI-Agent“ ein eingeschränktes Konto eintragen.

Was passiert, wenn in einer Mail eine versteckte Anweisung steht?

Erkennt domoflow in einer Mail oder Datei eine Anweisung an eine KI, auch in unsichtbarem Text, geht die Antwort auf diese Mail und alles, was Ihr Agent dabei an Mieter, Eigentümer oder Dienstleister schicken will, erst nach Ihrem Klick raus, auch in der Stufe „Ohne Klick“.

Gibt mein Agent Rechnungen selbst frei?

Nein, in keiner Stufe. Er sucht vor der Freigabe Hinweise in iDWELL und schreibt sie als Vermerk an die Rechnung, freigeben, kürzen oder ablehnen entscheiden allein Sie.

Alle Fragen zu domoflow

Checkliste: KI in der Hausverwaltung datenschutzgerecht einführen

  1. 1. Zweck festlegen

    Wofür soll die KI arbeiten, und mit welchen Daten?

  2. 2. Tarif ohne Training wählen

    Wählen Sie einen Tarif, in dem das Training mit Ihren Daten aus ist.

  3. 3. Vertrag abschließen

    Schließen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter ab.

  4. 4. Betriebliche Konten einrichten

    Richten Sie für alle Mitarbeiter betriebliche Konten ein.

  5. 5. Interne Regeln aufschreiben

    Legen Sie fest, welche Daten in die KI dürfen und welche nicht.

  6. 6. Team schulen

    Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit KI.

  7. 7. Folgenabschätzung prüfen

    Prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.

  8. 8. Verzeichnis ergänzen

    Nehmen Sie den Einsatz in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf.

  9. 9. Ergebnisse prüfen

    Prüfen Sie Ergebnisse der KI, bevor Sie sie verwenden.

Häufige Fragen zu KI und Datenschutz

Kann eine Hausverwaltung ChatGPT DSGVO-konform nutzen?

Das hängt vom Tarif und von Ihren Regeln ab. In ChatGPT Business, Enterprise und Edu werden Ihre Eingaben laut Anbieter ab Werk nicht zum Training verwendet, und für Business und Enterprise wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Prüfen Sie zusätzlich, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen.

Ist Claude DSGVO-konform?

In den Geschäftstarifen von Claude werden Ihre Eingaben laut Anbieter ab Werk nicht zum Training verwendet, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln ist Teil der kommerziellen Bedingungen. In den privaten Tarifen entscheiden Sie in den Einstellungen selbst über das Training.

Ist Mistral Vibe DSGVO-konform?

Im Enterprise-Tarif von Mistral Vibe ist das Training laut Anbieter ab Werk aus, im Team-Tarif schaltet es der Administrator für alle aus, als einzelner Nutzer in Ihren Einstellungen. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellt der Anbieter in seiner Datenrichtlinie bereit.

Brauche ich für KI einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Häufig ja. Setzen Sie die KI eines externen Anbieters ein, ist dieser laut Datenschutzkonferenz häufig Ihr Auftragsverarbeiter, und dann ist ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO zu schließen.

Darf eine KI über Mieter oder Eigentümer entscheiden?

Entscheidungen mit Rechtswirkung treffen grundsätzlich Menschen (Art. 22 Abs. 1 DSGVO). Die KI darf vorarbeiten, ein Mensch prüft das Ergebnis und entscheidet tatsächlich selbst.

Muss ich mein Team im Umgang mit KI schulen?

Ja. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung, dass Unternehmen, die KI einsetzen, nach besten Kräften für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen.

Wo werden meine Daten gespeichert?

In zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, nach DSGVO und verschlüsselt übertragen.

Zum Ratgeber Datenschutz

Quellen

  1. Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679 Amtsblatt der Europäischen Union
  2. KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689 Amtsblatt der Europäischen Union
  3. Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“, Version 1.0 vom 6. Mai 2024 Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder
  4. Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 zum EU-US-Datenschutzrahmen vom 10. Juli 2023 Europäische Kommission
  5. Liste der nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifizierten Unternehmen US-Handelsministerium, abgerufen am
  6. Claude: Ist der Anbieter Auftragsverarbeiter oder Verantwortlicher? Anbieter, abgerufen am
  7. Claude: Vertrag zur Auftragsverarbeitung ansehen und unterzeichnen Anbieter, abgerufen am
  8. Claude: Kommerzielle Nutzungsbedingungen Anbieter, abgerufen am
  9. Claude: Werden meine Daten zum Training verwendet? Anbieter, abgerufen am
  10. Claude: Wo liegen die Daten? Anbieter, abgerufen am
  11. Claude: Regionale Datenhaltung über Amazon Bedrock und Google Vertex Anbieter, abgerufen am
  12. Claude: Funktionen von Enterprise und der Desktop-App über Cloud-Anbieter im Vergleich Anbieter, abgerufen am
  13. ChatGPT: Datenschutz in den Geschäftstarifen Anbieter, abgerufen am
  14. ChatGPT: Vertrag zur Auftragsverarbeitung Anbieter, abgerufen am
  15. ChatGPT: Datenkontrollen Anbieter, abgerufen am
  16. ChatGPT: Wo die Inhalte in Business gespeichert werden Anbieter, abgerufen am
  17. ChatGPT: Speicherung und Verarbeitung in einer Region Anbieter, abgerufen am
  18. Mistral Vibe: Kommerzielle Nutzungsbedingungen Anbieter, abgerufen am
  19. Mistral Vibe: Wo finde ich den Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Anbieter, abgerufen am
  20. Mistral Vibe: Kann ich die Speicherung meiner Daten abschalten? Anbieter, abgerufen am
  21. Mistral Vibe: Training mit meinen Eingaben abschalten Anbieter, abgerufen am
  22. Mistral Vibe: Wo werden meine Daten gespeichert? Anbieter, abgerufen am

Stand des Ratgebers: . Anbieterangaben: .

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