Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Domoforce GmbH
Zollstockgürtel 57-67
50969 Köln
Telefon: +49 221 / 29 26 25-0
E-Mail: info@domoforce.de

3. Hosting

Wir hosten unsere Website auf eigenen dedizierten Servern (Coolify) innerhalb der EU. Wir verzichten vollständig auf US-Cloud-Provider für kritische Infrastruktur.

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Widerruf, Beschwerde, Betroffenenrechte

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit formlos per E-Mail widerrufen. Sie haben das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie ggf. auf Berichtigung, Sperrung, Löschung und Datenübertragbarkeit, und ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesdatenschutzbeauftragter NRW).

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung, erkennbar am „https://“ in der Adresszeile.

5. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien (Browsertyp/-version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

Registrierung / Anmeldung („Kostenlos testen“)

Bei der Registrierung verarbeiten wir die angegebenen Daten (Ansprechpartner-Name, Firmen-/Verwaltungsname, E-Mail, Passwort) zur Bereitstellung Ihres Kontos und der vertraglichen Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren Dienstleister Stripe; Zahlungsdaten werden ausschließlich dort verarbeitet. Damit jede Firma die kostenlose Testphase nur einmal nutzt, speichern wir nicht umkehrbare Prüfwerte Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer Firmen-Domain und verbundener Programme (DocuWare, iDWELL, facilioo) sowie den vereinfachten Firmennamen bis zu 24 Monate, auch über eine Löschung des Kontos hinaus (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch, Erwägungsgrund 47).

Keine externen Tracker oder Analyse-Tools

Auf dieser Website kommen keine externen Tracker wie Google Analytics oder Tracking-Pixel von Meta zum Einsatz. Aus diesem Grund gibt es kein Cookie-Banner; wir setzen nur technisch notwendige Cookies: die Sitzung, falls Sie sich einloggen, und Ihre gewählte KI (siehe unten).

Eingesetzte Cookies

Nach dem Login setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie (domoflow_auth) auf der Domain .domoflow.de. Es wird für alle Subdomains (Anmeldung, Abrechnung, Anwendung) verwendet, damit Sie sich nur einmal anmelden müssen (Single Sign-on). Das Cookie enthält ausschließlich Ihre verschlüsselte Sitzungskennung, ist HttpOnly und wird beim Logout gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); ein Cookie-Consent ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Ihre gewählte KI

Damit jeder Knopf an einer Vorlage die KI öffnet, mit der Sie arbeiten, merkt sich Ihr Browser Ihre Wahl („Vorlagen öffnen in …“) im lokalen Speicher (domoflow.ki). Haben Sie in der domoflow-Anwendung eine KI gewählt, legt die Anwendung dieselbe Angabe als Cookie domoflow_ki auf der Domain .domoflow.de ab (Laufzeit ein Jahr). Beide enthalten nur den Namen der KI (zum Beispiel claude), keine Person und keine Kennung, werden nicht an uns übertragen und nicht ausgewertet. Sie dienen allein der von Ihnen gewünschten Funktion (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Sie können sie jederzeit in Ihrem Browser löschen.

6. Plugins und Tools

Lokale Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Web Fonts, die lokal auf unseren Servern installiert sind. Eine Verbindung zu Servern von Google (Google Fonts) findet dabei nicht statt.

7. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Zur Erbringung unserer Leistung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) bestehen. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) bzw. das EU-US Data Privacy Framework.

Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland / Stripe, Inc., USA): Abwicklung von Zahlungen und Abonnements. Verarbeitete Daten: Name, E-Mail, Rechnungs-/Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Übermittlung USA: SCC / DPF.
Twilio SendGrid (Twilio Inc., USA): Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Willkommens-, Rechnungs-, Kündigungs- und Sicherheits-E-Mails). Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, E-Mail-Inhalt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO. Übermittlung USA: SCC / DPF.
Hetzner Online GmbH (Deutschland): Hosting unserer Server und Datenbanken innerhalb der EU. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Workflow-Engine (auf Basis von Activepieces) betreiben wir selbst auf den vorgenannten EU-Servern; hierbei werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt. Verbinden Sie in Ihren Workflows eigene Drittsysteme (z. B. casavi, facilioo, iDWELL, DocuWare, Skribble), erfolgt der Datenaustausch auf Ihre Veranlassung und in Ihrer Verantwortung als Verantwortlicher.

8. Datenspeicherung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO):

Konto- und Workflow-Daten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Kündigung bzw. Ablauf des Testzeitraums bewahren wir die Daten 30 Tage auf (für eine Reaktivierung) und löschen sie anschließend automatisiert.
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten bis zu 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
Server-Log-Dateien: kurzfristig zur Sicherstellung des technischen Betriebs, danach gelöscht bzw. anonymisiert.
Dateien und Dokumente: Eine hochgeladene Datei liegt nur verschlüsselt und nur für die Dauer der Bearbeitung bei uns, höchstens 12 Stunden, und steht in keiner unserer regelmäßigen Datensicherungen. Dasselbe gilt für Dateien, die domoflow aus Ihren Programmen holt, und für PDFs, die domoflow für Sie erstellt.

Anträge auf Auskunft (Art. 15) oder Löschung (Art. 17) können Sie jederzeit über support@domoforce.de oder direkt in Ihrem Konto stellen. Wir bearbeiten Ihr Anliegen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) und bestätigen den Eingang per E-Mail.

9. Google-Nutzerdaten

Dieser Abschnitt gilt, wenn Sie in domoflow ein Google-Konto verbinden: Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Tabellen, Google Formulare, Google Kalender oder Google Kontakte.

Was domoflow liest und schreibt

Gmail: E-Mails und Anhänge lesen und suchen, Entwürfe anlegen, E-Mails senden.
Google Drive, Google Docs, Google Tabellen: Dateien, Dokumente und Tabellen suchen, lesen, anlegen und ändern.
Google Formulare: neue Antworten lesen.
Google Kalender: Termine lesen, anlegen und ändern.
Google Kontakte: Kontakte suchen, anlegen und ändern.
Ihr Google-Konto: die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, damit Sie und Ihre KI sehen, welches Konto verbunden ist.

Wofür

Ausschließlich für die Aufgabe, die Sie oder Ihre Mitarbeiter in domoflow anstoßen: einen Ablauf oder einen Auftrag an Ihre KI. Was etwas sendet, anlegt oder ändert, zeigt domoflow vorher zur Freigabe an, außer Sie haben diesen Schritt selbst dauerhaft erlaubt.

Weitergabe

Das Ergebnis eines Google-Schritts geht an die KI, die Sie selbst mit domoflow verbunden haben, und nur für die Aufgabe, die Sie angefordert haben. Verbinden Sie in einem Ablauf weitere Programme, gehen die Daten dorthin, weil Sie es so eingerichtet haben. domoflow selbst schickt Google-Daten an keine weitere KI. Wir verkaufen Google-Daten nicht, geben sie nicht an Werbenetzwerke, Datenhändler oder Auskunfteien weiter und nutzen sie weder für Werbung noch zur Prüfung der Kreditwürdigkeit.

Kein KI-Training

domoflow nutzt Google-Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern, und gibt sie dafür nicht weiter. Ob der Anbieter Ihrer KI Chats zum Training nutzt, stellen Sie in Ihrem KI-Konto ein: Datenschutz je KI.

Kein Lesen durch Menschen

Mitarbeiter der Domoforce GmbH lesen Ihre Google-Daten nicht. Ausnahmen: Sie bitten uns ausdrücklich darum, zum Beispiel im Support; es ist zur Sicherheit nötig, um einen Fehler oder Missbrauch zu untersuchen; oder ein Gesetz verlangt es.

Speicherung

Zugangsschlüssel zu Ihrem Google-Konto: verschlüsselt (AES-256) in unserer Datenbank auf Servern in Deutschland, bis Sie die Verbindung löschen.
Ergebnisse der einzelnen Schritte eines Ablaufs: 3 Tage, danach löschen wir sie automatisch.
Testergebnisse, wenn Sie beim Einrichten eines Ablaufs einen Schritt ausprobieren: 3 Tage nach dem letzten Test, danach löschen wir sie automatisch.
Freigabe-Nachweis: der Text einer Freigabe, zum Beispiel Empfänger, Betreff und Anfang einer E-Mail, und wer sie erteilt hat, bis Ihr Projekt gelöscht wird.
Datensicherung: tägliche Sicherung der Datenbank, bis zu 6 Monate.

Eine dauerhafte Kopie Ihres Postfachs oder Ihrer Google-Ablage legt domoflow nicht an.

Löschen

Löschen Sie die Verbindung in domoflow unter „Verbindungen“, löschen wir die Zugangsschlüssel sofort und entziehen domoflow den Zugriff bei Google. Nutzt eine andere Ihrer Verbindungen möglicherweise dasselbe Google-Konto, bleibt der Zugriff, bis auch diese gelöscht ist, weil Google ihn nur für alle zusammen entzieht. Selbst entfernen können Sie ihn jederzeit in Ihrem Google-Konto auf der Seite „Verknüpfte Apps“. Alles Weitere löschen wir mit Ihrem Projekt (Abschnitt 8) oder auf Anfrage an support@domoforce.de.

Limited Use

domoflow’s use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Auf Deutsch: Für alles, was domoflow von Google erhält, gelten die Richtlinie von Google zu Nutzerdaten aus Google-Diensten und ihre Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).